직장인 업무 자동화: GPT로 반복 업무 줄이는 법

문제 제기

퇴근 직전에 갑자기 들어온 메일 정리, 회의 끝나고 액션 아이템 뽑아내기, 엑셀에 붙여넣은 뒤 형식 다시 맞추기… 별거 아닌 것 같은데 하루를 다 잡아먹죠. “자동화”란 말을 들으면 솔깃하지만, 막상 GPT에 뭘 어떻게 시켜야 할지 머리가 하얘집니다. 누군가는 멋지게 스크립트 돌린다는데, 나는 프롬프트 한 줄 쓰다 말고 다시 손으로 해버리는 날도 많고요. 익숙한 피로감, 혼자만 뒤처지는 것 같은 느낌, 의외로 다들 비슷합니다.

원인 분석

우리가 막히는 지점은 대체로 두 가지예요. 첫째, ‘자동화=코딩’이라는 선입견 때문입니다. 사실은 GPT에 “반복되는 패턴을 정확히 설명”하는 것만으로도 꽤 많은 일이 돌아갑니다. 둘째, 출력의 ‘모양’을 정하지 않아서예요. 기준이 없으니 결과가 매번 달라지고, 그걸 고치느라 스트레스를 더 받는 거죠. 결국 핵심은 거창한 기술보다 ‘역할·규칙·입력·출력’ 네 가지를 미리 정해두는 겁니다. 이 틀만 잡히면, 바쁜 날에도 10분짜리 자동화를 바로 꺼내 쓸 수 있어요.

실행 전략

• 왜: 매번 처음부터 프롬프트를 쓰면 에너지 소모가 큽니다. 어떻게: ‘역할·규칙·입력·출력’이 담긴 기본 스크립트를 하나 만들어 두세요. 기대 효과: 어디서든 붙여넣고 약간만 수정해 바로 돌릴 수 있어, 피로가 눈에 띄게 줄어듭니다.
  • 스크립트 예시:
    역할: 당신은 회사 업무 자동화 어시스턴트다.
    규칙: 한국어, 간결한 문장, 표/코드 대신 목록, 먼저 확인 질문 3개.
    입력: 내가 붙여넣는 자료(메일/메모/데이터).
    출력: 1) 요약 5줄 2) 해야 할 일 5개(담당/기한 포함) 3) 내가 선택할 옵션 3개(장단점 한 줄씩).
• 왜: 긴 메일 스레드는 읽기만 해도 체력이 빠집니다. 어떻게: 요약과 ‘내가 선택할 답장 초안’을 동시에 요청하세요. 기대 효과: 생각 정리가 끝난 상태에서 클릭 한 번으로 보내기 직전까지 갈 수 있습니다.
  • 스크립트 예시: 아래 이메일 스레드를 7줄 내로 요약하고, 발신자 관점 핵심 요구 3가지를 추출해줘. 그리고 내 입장에서 가능한 답장 초안 2개를 각각 120~150자로 써줘. 톤은 공손하지만 단호하게, 불확실한 부분은 질문으로 남겨줘.
• 왜: 회의록은 잔소리 없이 ‘누가/무엇을/언제’만 정확하면 절반은 끝입니다. 어떻게: 회의 메모를 붙여넣고 결정사항·담당자·데드라인·누락 질문을 분리 요청하세요. 기대 효과: 액션 아이템이 선명해지고, 공유할 때도 모두가 같은 그림을 봅니다.
  • 스크립트 예시: 아래 회의 메모에서 결정사항, 담당자, 데드라인을 표 대신 목록으로 정리해줘. 누락된 정보가 있으면 질문 목록을 만들어줘. 마지막에 100자 내외의 공유용 요약문을 작성해줘.
• 왜: 엑셀 원시 데이터는 형식이 들쭉날쭉해서 손이 많이 갑니다. 어떻게: 필드명을 먼저 고정하고, 애매한 값 표기 규칙과 내보내기 형식을 명확히 지시하세요. 기대 효과: 붙여넣기만으로 CSV를 받아 엑셀/시트에 바로 올릴 수 있어요.
  • 스크립트 예시: 아래 원시 데이터를 항목: 고객사/요청사항/금액/상태 로 정리해줘. 값이 애매하면 ‘확인필요’로 표시하고 근거를 덧붙여. 마지막에 CSV 형식으로 내보내줘(쉼표, 큰따옴표 포함).
• 왜: 주간보고는 “틀”만 좋으면 70%가 끝납니다. 어떻게: 원자료를 붙여넣고 섹션 구조, 문장 길이, 제목 후보까지 한 번에 생성하게 하세요. 기대 효과: 밤에 머리 쥐어뜯지 않고도 일관된 톤의 보고서를 빠르게 완성할 수 있습니다.
  • 스크립트 예시: 다음 원자료를 기반으로 주간보고 틀을 만들어줘. 섹션: 이번주 성과/다음주 계획/이슈&리스크/지원요청. 각 섹션 3~5줄, 수치는 강조. 마지막에 상사에게 보낼 제목 5개 제안해줘(간결, 25자 이내).

마무리와 통찰

자동화는 거대한 시스템이 아니라, 내 일을 덜 힘들게 만드는 작은 습관에서 시작됩니다. 사실은 “뭘 시킬지”만 명확하면 GPT는 놀랄 만큼 성실하게 따라옵니다. 오늘은 위 스크립트 하나만 복사해 책상 구석의 반복 작업부터 줄여보세요. 의외로 그 10분이 저녁의 체력을 되찾아줍니다. 우리 모두 완벽한 자동화를 당장 만들 수는 없지만, ‘덜 지치는 일상’은 지금 여기에서 한 줄의 스크립트로 시작할 수 있으니까요.