서론
밤 8시, 사무실 형광등이 반쯤 꺼질 때까지 자리를 못 떠본 적 있죠. 아이에게 영상통화로 “조금만 기다려”라고 말하며 마음이 덜컥 내려앉던 저녁, 보고서 숫자 몇 줄 때문에 퇴근이 늦어지는 게 억울하게 느껴질 때가 많아요. 그래서 오늘은 자동화로 퇴근 당긴 사례, 실제 직장인의 이야기를 꺼내 보려 합니다. 우리 일상과 크게 다르지 않아 더 와닿을 거예요.
영업기획팀 민수 과장은 마케터도, 개발자도 아니에요. 엑셀 기본기, 폴더 정리, 메일·메신저 알림 자동화 몇 가지로 퇴근 시간을 평균 1시간 20분 당겼어요. “대단한 기술”보다 “지금 있는 도구를 다르게 쓰는 법”이 핵심이었죠. 들으면 허탈한데, 그래서 더 현실적으로 느껴집니다.
원인 분석
퇴근이 늦어지는 건 일의 양만이 이유가 아니더라고요. 파일은 여기저기 흩어져 있고, 숫자는 복사·붙여넣기를 반복하고, 막판에 “수정 하나만”이 들어오죠. 실수할까 봐 검토를 두 번, 세 번 하니 시간이 쌓이고, 마음은 더 불편해져요. 누가 봐도 사소한 단계인데, 합치면 퇴근을 막는 커다란 벽이 됩니다.
사실 도구는 이미 우리 책상 위에 있어요. 다만 ‘누가 제대로 알려주지 않아서’ 못 쓰는 경우가 많았죠. 급한 요청에 매번 즉흥 대응을 하다 보면 프로세스를 만들 기회도 사라집니다. 매일이 “지금 급한 불 끄기”라면, 자동화는 먼 나라 얘기로 느껴지죠. 그 답답함, 충분히 이해돼요.
실행 전략
- 15분짜리 반복부터 쪼개기
왜: 큰 혁신보다 작은 반복이 매일 시간을 녹여요. 15~30분짜리 일을 리스트업해 주당 횟수를 곱해보면 숨은 2~3시간이 보입니다.
어떻게: “월·수·금 하는 파일 합치기”, “주간 실적 메일 포맷”처럼 구체적으로 적고, 가장 자주·가장 지루한 하나를 고르세요.
효과: 민수 과장은 지점 5곳 실적 모으기(40분)를 폼과 공용 시트로 바꿔 10분으로 줄였고, 그 시간만으로도 하루가 한결 가벼워졌어요. - 클릭을 ‘녹화’로 바꾸기(매크로/녹화형 자동화)
왜: 사람 손이 하는 복사-정렬-붙여넣기는 실수와 피곤을 불러요. 컴퓨터가 대신 같은 클릭을 반복하면 품질이 일정해집니다.
어떻게: 엑셀의 ‘매크로 기록’으로 “데이터 붙이기→필터→피벗 갱신”을 한 번 녹화하고 버튼에 연결하세요. 구글 시트를 쓴다면 ‘매크로 기록’과 간단한 스크립트 템플릿을 활용하면 돼요.
효과: 12분 걸리던 보고서 업데이트가 2분으로 줄고, 밤에 다시 켜서 확인하는 일도 사라졌죠. 어색해도 하루 두 번만 눌러보면 금세 익숙해집니다. - 데이터 한군데 모이는 ‘관문’ 만들기
왜: 자료가 흩어질수록 찾는 시간이 늘고, 합칠 때 오류가 납니다. 들어오는 입구를 하나로 만들면 뒤가 편해요.
어떻게: 공용 폴더에 ‘날짜_지점_버전.xlsx’ 규칙을 정하고, 그 폴더를 엑셀 파워쿼리(데이터를 불러와 합치는 기능)로 연결하세요. 각 지점은 같은 서식으로만 올리게 하고, 당신은 ‘새로고침’만 누릅니다.
효과: “최신 파일이 뭐죠?”라는 질문이 사라지고, 합치기·정리 시간이 클릭 몇 번으로 끝나요. 민수는 월요일 오전 1시간을 5분으로 줄였고, 마음의 체력도 아꼈습니다. - 알림·발송을 시간 대신 규칙으로
왜: “지금 어디까지?” 메시지는 집중을 깨고 관계도 피곤하게 해요. 약속된 시간과 조건에 자동 알림이 나가면 서로 편해집니다.
어떻게: 아웃룩 예약 발송으로 주간 보고서를 시간 고정, 팀즈/슬랙 워크플로로 “수치가 임계값 아래로 내려가면 알림”을 설정하세요. 폼 제출 시 자동 회신도 기본으로 켜두세요.
효과: 묻고 답하는 소통이 ‘예측 가능한 공지’로 바뀌어 방해가 줄고, 누락 공포도 줄어요. 민수는 “리마인드 챗봇” 덕에 재촉 메시지가 70% 가까이 감소했습니다. - 작게 보여주고, 바로 나눠쓰기
왜: 혼자만 쓰는 자동화는 유지가 어렵고, 팀이 써야 진짜 효과가 커져요. 눈으로 보이는 변화가 설득의 시작입니다.
어떻게: 전·후 비교(소요시간, 클릭 수)를 한 장에 정리하고, 1분짜리 사용 영상과 템플릿을 공유하세요. 팀장 보고에는 “리스크 감소·마감 안정화”를 함께 적어 이해를 돕습니다.
효과: ‘개인 꼼수’가 ‘팀 표준’이 되고, 대체 인력이 써도 굴러갑니다. 민수는 이 과정으로 공식 업무개선 포인트를 받아 연말 평가에도 플러스가 되었죠.
마무리와 통찰
자동화는 속도를 자랑하는 일이 아니라, 저녁을 지키는 일에 가깝더라고요. 머리를 덜 쓰는 대신, 더 중요한 판단에 집중할 여지를 확보하는 거죠. 하루가 덜 요란해지니 표정이 먼저 바뀌고, 집 도착 시간이 예측 가능해져서 가족도 편해집니다. 지치는 일상에서 작은 통제를 되찾는 느낌, 그게 가장 큰 선물이었어요.
거창하게 시작할 필요 없어요. 오늘 반복한 일 중 하나를 골라 30분만 ‘퇴근 단축 프로젝트’로 붙잡아 보세요. 버튼 하나, 폴더 규칙 하나가 내일의 저녁 시간을 바꿉니다. 퇴근은 눈치가 아니라 설계의 결과라는 것, 우리도 충분히 체감할 수 있어요. 작은 성공 한 번이 다음 변화를 부릅니다. 오늘, 그 첫 단추를 채워봅시다.