서론
아침에 메일 열고, 슬랙 확인하고, 캘린더 보다가 복사-붙여넣기만 하다 30분이 순식간에 사라질 때 있죠. 누가 “Zapier로 자동화하면 편하다”라고 하지만, 솔직히 툴 하나 더 배우자니 머리부터 지칩니다. 그래도 놓친 알림 한 번, 미뤄진 정리 한 번이 결국 야근으로 돌아오는 걸 알기에 마음이 쓰여요. 오늘은 ‘개발 지식 0’이어도 손에 익게 따라 할 수 있는, 아주 작은 자동화 다섯 가지를 골랐습니다. 하루 10분이라도 덜어주면, 퇴근 후 내 시간에 숨 좀 돌리기 쉬워지거든요.
원인 분석
우리가 바쁜 이유 중 하나는 ‘사람이 전달자’ 역할을 너무 자주 하기 때문입니다. 메일에서 정보 꺼내 시트에 적고, 시트에서 팀 채널에 공지하고, 일정은 따로 리마인드 설정하고… 전부 디지털인데 손 일은 끝이 없죠. 또 자동화는 실패하면 더 번거로울까 봐 겁부터 납니다. 낯선 용어도 피곤하고요. Zapier는 사실 간단합니다. 트리거(시작 신호: 예를 들면 “라벨이 붙은 메일이 도착함”)가 오면 액션(자동으로 하는 일: “시트에 한 줄 추가”)을 실행하는 구조예요. 포인트는 거창한 흐름이 아니라, 내가 매일 반복하는 ‘사소하지만 자주’ 하는 일을 하나씩 덜어내는 겁니다. 작게 시작하면 불안도 줄고, 효과는 바로 체감돼요.
실행 전략
- Gmail 라벨 → Google Sheets 자동 기록
– 왜: 영업문의, 지원요청 같은 메일을 시트에 옮기다 보면 실수도 잦고 시간도 잡아먹습니다. 팀 공유도 번거롭고요.
– 어떻게: Gmail에서 ‘영업문의’ 라벨을 만든 뒤 Zapier에서 Trigger는 “New Labeled Email(Gmail)”, Action은 “Create Spreadsheet Row(Google Sheets)”로 설정하세요. 보낸사람, 제목, 날짜, 본문 링크를 컬럼에 매핑합니다.
– 효과: 메일이 오면 시트가 즉시 업데이트되어 공유가 쉬워지고, 복붙 노동이 사라집니다. 바빠도 기록이 새지 않아 마음이 놓여요. - Google Forms 응답 → Slack 알림 + 확인 메일
– 왜: 폼으로 접수해 달라 해도 알림이 늦으면 “혹시 보셨나요?”가 반복됩니다. 서로 민망하고 흐름이 끊기죠.
– 어떻게: Trigger “New Response in Spreadsheet(Google Forms/Sheets)”, Action1 “Send Channel Message(Slack)”로 담당 채널에 요약을 보내고, Action2 “Send Email(Gmail)”로 접수 확인 메일을 자동 발송합니다.
– 효과: 접수-공지-확인이 한 번에 돌아가 대기 시간이 줄고, 요청자도 안심합니다. 놓침에 대한 불안이 줄어요. - 캘린더 일정 전날 저녁 → Slack DM 리마인드
– 왜: 회의가 많은 날엔 머릿속 알림이 과부하입니다. 한두 개만 새도 일정이 무너져요.
– 어떻게: Trigger “Event Start Time(Google Calendar)”에서 시작 1일 전 옵션을 선택하고, Action “Send Direct Message(Slack)”로 본인에게 핵심 정보(시간, 링크, 참석자)를 보냅니다.
– 효과: 전날 저녁에 한 번 정리된 알림을 받아 준비 스트레스가 줄고, 지각·노쇼 걱정이 사라집니다. - Google Drive 새 파일 → 파일명 정리 + 폴더 이동
– 왜: 스캔본, 견적서가 뒤섞이면 나중에 찾는 데 시간이 더 듭니다. 이름 규칙만 맞춰도 반은 정리됩니다.
– 어떻게: Trigger “New File in Folder(Google Drive)”, Action “Update File”로 파일명을 “YYYY-MM-DD_원래이름” 형태로 바꾸고, 필요하면 “Move File”로 ‘완료’ 폴더로 이동시킵니다.
– 효과: 날짜 기준으로 정렬이 되어 검색이 쉬워지고, 공유할 때도 깔끔해 신뢰감이 올라갑니다. - Gmail 팔로업 라벨 → 할 일 앱에 내일 마감 태스크 생성
– 왜: “답장 다시 보기”를 머리로 기억하면 꼭 하나씩 빠집니다. 메일과 할 일의 세계를 연결해야 안 잊어요.
– 어떻게: Gmail에 ‘Follow-up’ 라벨을 만든 뒤 Trigger “New Labeled Email(Gmail)”, Action은 “Create Task(Todoist/Things/Trello)”로 설정하고 기한을 ‘다음 영업일’로 지정합니다. 제목엔 메일 제목, 링크는 본문 URL을 넣으세요.
– 효과: 메일을 라벨만 붙이면 태스크가 생겨 재촉 없이도 제때 따라붙을 수 있습니다. 마음속 찜찜함이 줄어요.
마무리와 통찰
자동화는 거대한 시스템 구축이 아니라, 피곤함이 쌓이는 지점을 한 뼘씩 다독이는 일에 가깝습니다. 처음엔 템플릿으로 시작하고, 이름 규칙과 테스트만 챙겨도 충분해요. 무엇보다 내가 매일 가장 귀찮아하던 10분을 덜어내 보세요. 성과를 과장하지 않아도, 저녁에 남는 에너지와 머릿속 여유가 분명히 느껴질 겁니다. 바쁜 일상 속에서도 “이건 이제 내가 안 해도 된다”는 안심, 그게 자동화가 주는 가장 인간적인 선물이라 생각해요.